L'entretien est une occasion importante pour chaque candidat d'en apprendre davantage sur l'employeur potentiel et sur le poste à venir. Prendre des notes pendant l'entretien peut vous aider à conserver les détails et les impressions importants.
Comment prendre des notes à la main ?
Voici 10 conseils pour prendre des notes pendant un entretien, ainsi que quelques méthodes de prise de notes.
1. Préparez-vous à l'avance.
Avant l'entretien, assurez-vous d'avoir sous la main tout le nécessaire pour prendre des notes. Un carnet et un stylo, ainsi que des stylos de rechange. Si vous préférez les outils numériques, vérifiez que votre appareil est chargé et fonctionne correctement. N'oubliez pas de contrôler le niveau de batterie et de vous assurer qu'il reste assez d'espace pour enregistrer des notes.
2. Demandez l'autorisation.
Demandez toujours l'autorisation de prendre des notes pendant l'entretien. C'est non seulement une question de correction juridique, mais aussi de respect envers votre interlocuteur. Dites simplement : « Cela vous dérange-t-il que je prenne quelques notes pendant notre échange ? »
3. Notez les noms.
L'orthographe correcte des noms peut être essentielle, surtout pour les échanges ultérieurs. Cela vous aidera à créer une relation plus personnelle et professionnelle avec vos futurs collègues ou supérieurs. Notez les noms de toutes les personnes que vous rencontrez, avec leur fonction et leur rôle dans l'entreprise.
4. Soyez précis.
Notez des réponses concrètes à vos questions. Cela évitera la confusion plus tard et sera utile quand vous relirez les informations après l'entretien. Par exemple, si on vous interroge sur votre expérience du travail en équipe, au lieu d'écrire « a répondu à la question sur le travail en équipe », indiquez des détails plus précis comme « a de l'expérience dans la direction d'une petite équipe ».
5. N'oubliez pas la communication non verbale.
Des notes sur les gestes, les expressions du visage et le ton de la voix peuvent aider à comprendre le contexte. Par exemple, si un recruteur parle des difficultés du poste avec un léger sourire, cela peut signifier qu'il les minimise. Vous pouvez utiliser des codes pour les signaux non verbaux, par exemple « S » pour un sourire ou « CV » pour le contact visuel.
6. Utilisez des abréviations.
Cela accélère la prise de notes et vous permet de capter plus d'informations. Par exemple, « resp. » peut remplacer « responsable » et « dép. » « département ». Créez votre propre liste d'abréviations que vous utilisez souvent, pour ne pas oublier leur sens.
7. Utilisez des symboles et des signes.
Ils vous aident à transmettre rapidement et efficacement vos pensées et vos idées. Par exemple, « + » peut désigner les avantages et « - » les inconvénients, et les flèches une relation ou une conséquence. Ces signes universels vous permettront de relire vos notes plus vite.
8. Laissez de la place pour les ajouts.
Pendant la conversation, vous voudrez peut-être ajouter des notes ou des précisions à ce que vous avez déjà écrit. C'est aussi pratique si une question vous vient à l'esprit et que vous souhaitez la poser plus tard.
9. N'ayez pas peur de prendre des notes non linéaires.
Les pensées ne viennent pas toujours dans l'ordre, et vos notes peuvent le refléter. L'essentiel est qu'elles soient claires pour vous. Vous pouvez utiliser des flèches ou des lignes pour montrer les liens entre les différents points.
10. Écrivez vos conclusions et vos observations juste après la rencontre.
Vos impressions seront les plus fraîches et les plus justes juste après l'entretien. Rédigez une synthèse de vos notes pendant que les informations sont encore présentes à votre esprit. Vos ressentis et réactions subjectifs peuvent être utiles pour décider si le poste et l'entreprise vous conviennent. Par exemple, si vous avez aimé la façon dont l'équipe interagit, ou si vous n'avez pas aimé la manière dont le responsable répond à vos questions, ces impressions méritent d'être notées.
Quelles sont les méthodes de prise de notes ?
1. La méthode Cornell.
La méthode Cornell consiste à diviser chaque page de notes en deux colonnes. Le côté gauche contient uniquement les points principaux et les idées clés retenus de la rencontre. Dans la partie droite, vous décrivez en détail chaque point ou idée. Cette organisation permet de retrouver rapidement les idées et leurs détails sans perdre beaucoup de temps.
2. La méthode du plan.
La méthode du plan est efficace lorsque votre entretien suit un ordre du jour écrit. Utilisez les points clés de l'ordre du jour comme points principaux et complétez les détails lorsque l'entretien a lieu. Vous pouvez combiner cette méthode avec la méthode Cornell.
3. La méthode des quadrants.
La méthode des quadrants consiste à diviser vos notes en quadrants, puis à donner à chaque section un titre dans ce format : notes générales, actions personnelles, actions des coéquipiers et enfin questions. Notez vos points principaux, vos idées et vos conclusions clés dans la section des notes générales. Utilisez ensuite les autres parties pour le contenu prévu.
4. La méthode de la carte mentale.
La carte mentale vous est peut-être familière grâce au brainstorming et à d'autres processus de création d'idées. Il s'avère que c'est un excellent moyen de prendre des notes. Elle se réalise comme partout ailleurs. Servez-vous de l'ordre du jour et du déroulement de la rencontre pour créer une idée centrale, tracer des ramifications et relier les différentes idées partagées pendant la rencontre. Utiliser une carte mentale pour prendre des notes est agréable si vous êtes visuel.
Rappelez-vous qu'une bonne prise de notes demande de la pratique, et que chacune de ces méthodes peut nécessiter un certain temps d'apprentissage. Mais avec de la patience et de la persévérance, vous trouverez un système qui vous convient et vous aide à donner le meilleur de vous-même pendant vos entretiens.
Comment prendre des notes numériques ?
1. Les dictaphones.
Petits et portables, les dictaphones sont idéaux pour enregistrer des entretiens. Certains modèles récents proposent des fonctions telles que la réduction du bruit, la normalisation automatique du volume et la possibilité de transférer les enregistrements sur un ordinateur.
2. Les smartphones.
Vos appareils mobiles peuvent aussi être un outil puissant pour prendre des notes pendant les entretiens. La plupart des smartphones sont équipés d'applications d'enregistrement audio intégrées. Sur iPhone, c'est « Dictaphone » ; sur les appareils Android, « Recorder ». Ces applications vous permettent d'enregistrer et de réécouter facilement de l'audio directement sur votre téléphone.
3. Les services en ligne et applications.
Il existe de nombreuses applications et services en ligne qui peuvent vous aider à enregistrer et organiser vos notes. Par exemple, Evernote, OneNote et Google Keep permettent de sauvegarder non seulement des notes écrites, mais aussi de l'audio. Ces applications disposent aussi de fonctions de synchronisation de vos notes entre différents appareils.
4. Les éditeurs de texte.
De simples éditeurs de texte tels que Google Docs ou Microsoft Word peuvent également être utiles pour prendre des notes pendant un entretien. Ils permettent de saisir et de mettre en forme rapidement du texte, et d'enregistrer les documents dans le cloud pour un accès facile.
5. Les applications de reconnaissance vocale.
Si vous préférez parler plutôt qu'écrire, les applications de reconnaissance vocale, comme la saisie vocale de Google Docs, peuvent être utiles. Ces outils convertissent votre voix en texte, ce qui vous permet de prendre des notes pendant l'entretien sans avoir à écrire.
6. Les applications spécialisées de prise de notes.
Des applications comme Notion, Roam Research ou Obsidian offrent des fonctions avancées de prise de notes, telles que les notes liées, les tags, la structure hiérarchique des notes et bien plus, qui peuvent être utiles pour organiser vos notes d'entretien.